Листик со скрепкой
3.6 Требования к хранению дел, поступивших в архив
3.6.1 Дела оформляются работниками службы делопроизводства организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2 В зависимости от срока хранения осуществляется полная или частичная обработка дел.
3.6.3 Постоянные, временные (более 10 лет) и личные дела обрабатываются в полном объеме.
Полная обработка файлов включает в себя:
подача или скрепление дел;
нумерация листов досье;
составление, при необходимости, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, последних дат дела, названия дела).
Временные дела (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: допускается не систематизировать документы в деле, не нумеровать листы дела, не делать заверительные надписи.
3.6.4 Документы, составляющие досье, должны быть переплетены в твердые картонные обложки с 4 перфорациями или скреплены с учетом разборчивости текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к архивированию (переплету) из документов следует удалить металлические крепления (булавки, скобы).
3.6.5 Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неофициальных документов, хранятся в закрытых жестких папках с тремя клапанами с переплетами или в коробках.
3.6.6 Если в деле имеются невостребованные личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты), эти документы помещаются в конверт, который подшивается в дело. Если таких документов окажется много, они будут удалены из дела, и для них будет составлен отдельный индекс.
3.6.7 Чистый основной лист подшивается в конце каждого дела, а внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела (при учете особо ценных документов).
3.6.8 В целях сохранности и упорядочения документов в деле все листы дела (кроме основного листа и внутренней описи) должны быть пронумерованы арабскими цифрами в правом верхнем углу листа карандашом или нумерационной ручкой. Листы внутреннего указателя документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9 Листы дела, состоящие из нескольких томов или частей, должны быть пронумерованы для каждого тома или части отдельно.
3.6.10 Фотографии, рисунки, диаграммы и другие иллюстративные документы, составляющие отдельную страницу в деле, должны быть пронумерованы на обратной стороне в верхнем поле страницы.
3.6.11. Сложенный лист (формат А3, А2) должен быть развернут и пронумерован справа от верхнего поля листа. Каждый лист формата, сложенный одним краем, будет пронумерован как один лист, а каждый лист формата, сложенный и смятый посередине, будет перенумерован как один лист.
3.6.12 Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.д.) нумеруется как один лист. Если к документу с одним краем приклеены другие документы (текстовые вставки, переводы, выписки и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Конверты с вложениями должны быть пронумерованы; при этом сначала нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте.
Обучение фокусу — Прыгающая скрепка
3.6.14. Архивные документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку листов в деле.
Бумажная подставка для телефона Оригами���� Origami Paper Phone Stand
3.6.15 При обнаружении большого количества неправильно пронумерованных листов их следует перенумеровать. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый подписной лист, а старый подписной лист зачеркивается, но сохраняется в деле.
Если в файле имеются ошибки в нумерации листов, когда архив организации готовит его к передаче в национальное хранилище, допустимо использовать литерные номера листов по согласованию с национальным архивом.
3.6.16. Подписной лист оформляется в делах на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего листа, в картотеках — на отдельном листе карточного формата.
Составляется учетный лист по установленной форме (Приложение № 9), в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, количество листов внутреннего указателя, данные нумерации (наличие литерных номеров дела, отсутствие номеров, номера листов с наклеенными фотографиями, номера больших листов, конвертов с вложениями и количество вложенных листов) и наличие в деле отпечатанных экземпляров брошюр с номерами листов, если они не указаны в общей форме учетного листа.
Подписной лист файла должен быть подписан создателем файла. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена оригиналов документов) фиксируются на листе подтверждения со ссылкой на соответствующее дело.
Запрещается помещать листок подтверждения на обложку файла или на чистую оборотную сторону последнего документа. Если файл переплетен или скреплен без листа визирования, он будет наклеен поверх листа на внутренней стороне обложки файла.
3.6.17. Внутренняя опись дел составляется для учета постоянно и временно (свыше 10 лет) хранящихся документов, учет которых обусловлен спецификой дела (особо ценные, личные, судебные, следственные и др. дела) и для учета постоянно и временно (свыше 10 лет) хранящихся дел, созданных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение № 10), которая должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. По внутренней описи составляется сводный отчет, в котором указывается численно и словесно количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя инвентаризация должна быть подписана лицом, составившим ее. Если дело переплетено или сшито без внутренней формы описи, то расшифрованная форма описи должна быть наклеена на внутреннюю переднюю обложку дела.
Изменения в составе документов дела (исключения, дополнения документов, замена копий и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылкой на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись во внутренней описи и сертификация дела.
3.6.18. Подготавливается и оформляется обложка постоянного, временного (давностью более 10 лет) и личного дела по установленной форме (Приложение № 11), в которой указывается наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, шифр архивного дела, номер дела (том, часть) в годовом разделе сводного реестра дел, заголовок дела.
На обложке постоянного дела отводится место для наименования государственного архива, в который будут поступать дела организации, а также обозначения государственного архива и кодов организации.
Если в период, охватываемый делом, изменяется наименование организации (структурного подразделения) или дело передается другой организации (другому структурному подразделению), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-преемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на титульном листе переносится из номенклатуры организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. При необходимости в заголовок вставляются пояснения (номера приказов, протоколов и т.д.).
Если файл состоит из нескольких томов (частей), на обложке каждого тома (части) указывается общее название файла и название каждого тома (части).
В заголовках папок, содержащих копии документов, должно быть указано, что они были скопированы. Подлинность документов в заголовке файла не указана.
На обложке досье арабскими цифрами указываются крайние даты досье — год (годы) его начала и завершения.
Если в деле имеются документы (приложения и т.д.) с датами, выходящими за пределы крайних дат дела, под датами дела делается новая запись: "Дело содержит документы за . год(ы)". Даты дел могут не указываться на обложке файлов, содержащих планы и годовые отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел.
На делах, содержащих организационные, распорядительные, творческие и другие документы (протоколы, стенограммы, письма, отчеты и т.д.), для которых важна точная датировка, и состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (изготовления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если файл представляет собой реестр приказов, распоряжений и т.д., то датой файла будут точные календарные даты первой и последней записей в реестре.
Датами для файлов, содержащих протоколы заседаний, являются даты утверждения (для утвержденных документов) или первый и последний протоколы, входящие в файл.
Сроками хранения личных дел являются даты подписания приказа о приеме на работу и увольнении лица, на которое ведется дело.
Обязательными данными обложки дела являются: количество листов в деле, которое указывается на основании постановления о деле, и срок хранения дела (на делах, хранящихся постоянно, пишется: "Хранить постоянно").
